Slik gjør du bærekraftsrapporten mer leservennlig

Samtidig er bærekraftsrapporter ofte omfattende dokumenter. De inneholder store mengder tekst, tall, tabeller, forklaringer og lovpålagt informasjon. Da holder det ikke at innholdet er korrekt. Rapporten må også være strukturert, tilgjengelig og mulig å forstå for målgruppene som skal bruke den.

Fra rapporteringsplikt til god kommunikasjon

De siste årene har kravene til bærekraftsrapportering blitt skjerpet. I Norge er nye regler om bærekraftsrapportering innført i regnskapsloven, og regelverket fases inn trinnvis for ulike typer virksomheter. Dette henger sammen med EUs direktiv for bærekraftsrapportering, CSRD, som skal bidra til mer sammenlignbar, pålitelig og relevant informasjon om selskapers bærekraftsarbeid.

Selv om ikke alle virksomheter omfattes av formelle rapporteringskrav, merker mange likevel økte forventninger fra kunder, eiere, banker, investorer, ansatte og samarbeidspartnere. Flere blir bedt om å dokumentere klimaavtrykk, sosiale forhold, styring, leverandørkjeder og tiltak for ansvarlig drift.

Det gjør bærekraftsrapporten til mer enn et pliktdokument. Den kan også være et viktig verktøy for tillit, posisjonering og intern forankring.

Hva er en bærekraftsrapport?

En bærekraftsrapport, ofte omtalt som ESG-rapport, beskriver hvordan en virksomhet arbeider med miljømessige, sosiale og styringsmessige forhold.

ESG står for:

• Environmental – miljø, klima, ressursbruk og påvirkning på naturen
  Social – mennesker, arbeidsforhold, mangfold, sikkerhet og samfunnsansvar
  Governance – styring, etikk, risikohåndtering, etterlevelse og ansvarlig forretningspraksis

En god bærekraftsrapport bør vise både hva virksomheten gjør i dag, hvilke mål den har satt seg, hvilke resultater som er oppnådd, og hvilke utfordringer som fortsatt gjenstår.

Hvorfor er design viktig i en bærekraftsrapport?

Bærekraftsrapporter inneholder ofte kompleks informasjon. Uten god struktur kan rapporten raskt bli tung, uoversiktlig og lite lest.

God rapportdesign handler derfor ikke bare om å gjøre dokumentet pent. Det handler om å gjøre innholdet mer forståelig.

Med riktig bruk av typografi, farger, grafiske elementer, infografikk, faktabokser, nøkkeltall og tydelige nivåer i teksten blir rapporten enklere å orientere seg i. Leseren skal raskt kunne forstå hva som er viktig, finne relevant informasjon og se sammenhengen mellom strategi, tiltak og resultater.

Designet skal hjelpe innholdet frem, ikke pynte over det.

Struktur gjør rapporten enklere å bruke

En bærekraftsrapport har ofte flere målgrupper. Ledelse, ansatte, investorer, kunder, myndigheter, samarbeidspartnere og lokalsamfunn kan alle lese rapporten med ulike behov.

Derfor bør rapporten bygges opp med en tydelig dramaturgi. Det betyr at innholdet organiseres slik at leseren får en naturlig vei gjennom stoffet.

En god struktur kan for eksempel inneholde:

• en kort introduksjon til virksomhetens bærekraftsarbeid

• tydelige hovedområder innen miljø, sosiale forhold og styring

• sentrale mål, tiltak og resultater

• forklaring av vesentlige temaer

• nøkkeltall og tabeller presentert på en ryddig måte

• konkrete eksempler som viser arbeidet i praksis

• tydelige henvisninger til standarder, metode og datagrunnlag

Målet er å gjøre rapporten lett å lese uten å forenkle innholdet for mye.

Universell utforming bør være en selvfølge

Bærekraftsrapporter publiseres ofte digitalt, enten som PDF, nettside eller interaktiv rapport. Da er universell utforming viktig.

God kontrast, lesbar typografi, riktig overskriftsstruktur, alternative tekster til grafikk og en logisk oppbygging gjør rapporten mer tilgjengelig for flere. Dette er spesielt viktig når rapporten skal publiseres på nett eller deles bredt med ulike interessenter.

Tilgjengelighet handler også om språk. En rapport kan være faglig presis uten å være unødvendig tung. Gode mellomtitler, korte forklaringer og tydelige ingresser gjør det enklere å forstå innholdet – også for lesere som ikke jobber med bærekraft til daglig.

Fra lang PDF til flere formater

Mange virksomheter lager fortsatt bærekraftsrapporten som en tradisjonell PDF. Det kan være riktig i mange tilfeller, spesielt når rapporten skal inngå som del av årsrapporten eller arkiveres formelt.

Samtidig bør virksomheter vurdere hvordan innholdet kan brukes i flere kanaler. En omfattende rapport kan ofte deles opp i kortere formater, for eksempel:

• en digital landingsside med hovedfunn

• korte artikler om utvalgte temaer

• infografikk til presentasjoner

• innhold til LinkedIn og nyhetsbrev

• en kortversjon for ansatte, kunder eller samarbeidspartnere

• presentasjonsmateriell til styre, ledelse eller interne møter

På den måten får virksomheten mer verdi ut av arbeidet som allerede er gjort.

Bærekraftsrapporten som merkevarebygging

En bærekraftsrapport skal være korrekt, etterrettelig og transparent. Samtidig er den også en viktig del av virksomhetens kommunikasjon.

Hvordan rapporten ser ut, hvordan den er skrevet, og hvordan den presenterer mål og resultater, påvirker inntrykket av virksomheten. En gjennomarbeidet rapport signaliserer profesjonalitet, åpenhet og kontroll.

Når rapporten bygger videre på virksomhetens visuelle identitet, tone of voice og øvrige kommunikasjon, blir den en naturlig del av merkevaren. Den fremstår ikke som et løsrevet dokument, men som en tydelig del av virksomhetens samlede fortelling.

Hva bør du tenke på før rapporten produseres?

Før designarbeidet starter, bør virksomheten avklare noen viktige spørsmål:

• Hvem skal lese rapporten?
  Hva er det viktigste leseren skal sitte igjen med?
  Skal rapporten primært være en formell rapport, et kommunikasjonsverktøy – eller begge deler?
  Hvilke deler av innholdet bør visualiseres?
  Skal rapporten kun publiseres som PDF, eller bør den også tilpasses nettside og andre kanaler?
  Hvordan skal rapporten lanseres internt og eksternt?

Jo tidligere struktur, innhold, design og kanalvalg ses i sammenheng, desto bedre blir sluttresultatet.

Slik kan Allegro bidra

Hos Allegro hjelper vi virksomheter med å gjøre bærekraftsrapporter mer oversiktlige, visuelle og tilgjengelige.

Vi kan bistå med design, struktur, infografikk, bildebruk, tekstbearbeiding, korrektur, universell utforming og tilpasning til ulike kanaler. Vi tar utgangspunkt i virksomhetens eksisterende profil og sørger for at rapporten oppleves helhetlig, profesjonell og i tråd med merkevaren.

Vi har erfaring med design av årsrapporter, bærekraftsrapporter og annet rapportmateriell for både store og mindre virksomheter. I noen prosjekter samarbeider vi med fagmiljøer som leverer analyse og innhold, mens vi sørger for struktur, visuell formidling og ferdig rapportdesign.